個人情報の取り扱いについて(プライバシーポリシー)

1.アフラック・ハートフル・サービス株式会社の個人情報の取り扱いに対する理念

  • 私たちアフラック・ハートフル・サービス株式会社(以下「アフラック・ハートフル・サービス」)は、みなさまからお預かりする個人情報を何よりも重要なものとして公正かつ誠実に取り扱い、大切に守ることが極めて重要であると認識しています。法令等※1を遵守することはもちろん、みなさまにご安心いただけるよう、倫理的、社会的な観点からもその取り扱いを考慮し、高度なセキュリティによってお守りします。
  • 私たちアフラック・ハートフル・サービスはアフラックグループの一員として、アフラックの「生きる」を創るというブランドプロミスに沿い、誰もが安心で健やかに自分らしく生きる社会の実現に貢献します。そのために、みなさまからお預かりする個人情報を適正かつ安全に活用することを通じて、時代とともに変化するお客様やビジネスパートナーをはじめとするステークホルダーのニーズに、より的確にお応えしたいと考えます。

2.個人情報取り扱いの要点

アフラック・ハートフル・サービスは、みなさまからお預かりする個人情報を、公正に活用するとともに、価値を提供します。
みなさまからお預かりする個人情報は、高度なセキュリティによってお守りします。

3.個人情報取り扱いの詳細

1.利用する目的について

みなさまからお預かりする個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲で利用します。

アフラック・ハートフル・サービスにおける個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

  1. 米国法人アフラック・インコーポレーテッドと資本関係を有する会社、アフラック健康保険組合およびアフラック企業年金基金が使用する建物内外に対する保守管理・清掃の業務
  2. 米国法人アフラック・インコーポレーテッドと資本関係を有する会社、アフラック健康保険組合およびアフラック企業年金基金に対する印刷、製本および複写の業務
  3. 米国法人アフラック・インコーポレーテッドと資本関係を有する会社、アフラック健康保険組合およびアフラック企業年金基金に対する紙工品およびプラスチック製品の加工、組み立て業務
  4. 米国法人アフラック・インコーポレーテッドと資本関係を有する会社、アフラック健康保険組合およびアフラック企業年金基金に対するファイリング等の文書管理の請負
  5. 米国法人アフラック・インコーポレーテッドと資本関係を有する会社、アフラック健康保険組合およびアフラック企業年金基金に対するコンピュータによる情報処理の業務
  6. 米国法人アフラック・インコーポレーテッドと資本関係を有する会社、アフラック健康保険組合およびアフラック企業年金基金のダイレクトメール受付と発送に関わる業務
  7. 米国法人アフラック・インコーポレーテッドと資本関係を有する会社、アフラック健康保険組合およびアフラック企業年金基金の小荷物発送の業務
  8. 前各号に附帯する一切の業務
  9. その他 採用応募者の選考等

2.収集する方法について

アフラック・ハートフル・サービスは、書面やシステムを通じて個人情報を収集する場合、あらかじめその利用目的を、個人情報を提供いただくご本人にご理解いただけるよう明示し、同意を得ます。
また、不要な情報は収集しません。

アフラック・ハートフル・サービスは、書面やシステムを通じて個人情報を収集する場合、「何のために利用するか」という目的を、明確に示すようにしたうえで、個人情報をご提供いただくご本人の同意のもとに、その目的の達成に必要な項目に限定して個人情報を収集します。
■収集方法
主な収集方法は、採用応募の書類への記入、アンケート回答、電話等です。

■利用目的の明示方法
個人情報の収集にあたっては、アフラック・ハートフル・サービスは、法令等に従い、上記1.の利用目的をホームページで公表するほか、採用応募の書類、アンケート等に記載する等、個人情報をお預かりする際に明示します。

3.情報の性質に応じた取り扱いについて

みなさまからお預かりする個人情報は、すべて厳重に取り扱い、情報の性質に応じてルールを定め、適切な管理を行います。

アフラック・ハートフル・サービスは、みなさまからお預かりする個人情報について、情報の性質に応じた管理方法を社内規程として整備することで、不正行為や情報漏えいにつながらないよう、厳重に管理しています。

■個人情報
個人情報とは、氏名や住所等、特定の誰かを識別することができる情報です。
アフラック・ハートフル・サービスは、個人情報を、上記1.の利用目的の範囲で利用します。ただし、法令等により、利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことが認められている場合は、この限りではありません。

■センシティブ情報
センシティブ情報とは、個人情報のうち、人種、信条、門地、本籍地、社会的身分、保健医療、労働組合への加盟、性生活、犯罪経歴、犯罪により害を被った事実、被疑者または被告人としての刑事事件に関する手続が行われた事実、少年の保護事件に関する手続が行われた事実等、法令等で定められた特に配慮が必要な情報です。
アフラック・ハートフル・サービスでは、センシティブ情報を、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

  • 法令等に基づく場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
  • 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令等の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
  • 源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  • 相続手続による権利義務の移転等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  • 保険業その他金融分野の事業の適切な業務運営を確保する必要性から、ご本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  • センシティブ情報に該当する生体認証情報をご本人の同意に基づき、ご本人確認に用いる場合

4.第三者への提供について

みなさまからお預かりした個人データは、ご同意いただいた場合、その他法令等により認められている場合に限り、アフラック・ハートフル・サービスから第三者への提供を行います。
個人データをご提供いただいたご本人に対して不利益になるような第三者への提供は行いません。

また、上記1.の利用目的の達成に必要な範囲で、アフラック・ハートフル・サービス以外の第三者が取得した個人データの提供を受ける場合があります。このような場合においても、当該個人データの取得経緯を確認する等、法令等に定められた適切な措置を講じたうえで提供を受けます。

個人データをご提供いただいたご本人の権利利益に十分配慮し、「知らないうちに誰かに提供される」ことがないような仕組みづくりを徹底します。

アフラック・ハートフル・サービス以外の第三者に個人データを連携・提供する場合は、採用応募者から情報をお預かりする際の書面やシステムを通じて、明示的な同意を得ます。※2
※2業務委託先への提供等、法令等によりご本人の同意が不要な場合を除きます。

■個人データ
個人データとは、個人情報を容易に検索することができるようにした個人情報データベース等を構成する個人情報です。[アフラック・ハートフル・サービスは、次の場合に個人データをアフラック・ハートフル・サービス以外の第三者に提供します。

  • 上記1.の利用目的の達成に必要な範囲で業務委託先へ提供等する場合
  • 法令等に基づく場合
  • その他、応募者が同意している場合(下記【3)アフラック・ハートフル・サービスの業務委託先以外の第三者への情報提供】に記載するときを含みます)

なお、センシティブ情報については、「3.情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください。

  1. 1)アフラック・ハートフル・サービスの業務委託先に対する提供
    アフラック・ハートフル・サービスは、採用応募者の評価等、上記1.の利用目的のために応募者の個人情報を、アフラック・ハートフル・サービスの業務委託先に対して提供します。
  2. 2)アフラック・ハートフル・サービスの関連会社間での共同利用
    アフラック・ハートフル・サービスは、以下の関連会社間で、保有する個人データを共同利用することがあります。
    1. ①共同して利用される個人データの項目
      氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、その他の下記「③利用する者の利用目的」達成のために必要な個人データ
    2. ②共同して利用する者の範囲
      Aflac Incorporatedおよびその子会社等
    3. ③利用する者の利用目的
      上記「②共同して利用する者の範囲」に記載する者における経営管理・財務管理・リスク管理・アフラック・ハートフル・サービスの運営に付帯する業務を遂行すること
      外国の法令等に基づき、報告・調査・照会・訴訟手続その他これらに類する手続に応じること
    4. ④当該個人データの管理について責任を有する者の名称
      アフラック・ハートフル・サービス
  3. 3)アフラック・ハートフル・サービスの業務委託先以外の第三者への情報提供
    採用応募者の同意のもと、上記1.の利用目的のために、採用応募者の個人情報が記載された記録等を就労支援、生活支援、就労移行機関、病院、特別支援学校等に提供します。

5.安全管理について

みなさまからお預かりする個人情報は、何よりも重要なものとして、お守りするための体制を構築し、暗号化や不正アクセス防止といったセキュリティ対策を徹底します。

アフラック・ハートフル・サービスは、みなさまからお預かりする個人情報を最大限大切に守るために、以下のとおり対応します。

  • 個人データは社内規程で定めた期間のみ保管します。
  • 個人データを正確で最新なものに維持するよう努めます。
  • 個人情報管理責任者を定め、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止、その他の個人データの安全管理のために、各種取り扱い規程等を定めるとともに、アクセス制限、持ち出し制限、不正アクセス防止のための措置等のセキュリティ対策により、必要かつ適切な措置を講じます。
  • 従業者に対する指導・教育等を通じ、適切に個人データが取り扱われるよう必要かつ適切な監督を行うとともに、個人データを業務委託先に提供する場合には、業務委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
  • 情報管理推進委員会を設け、個人データの適正な保護管理の推進に努め、継続的に改善を図ります。

6.お問い合わせについて

お問い合わせは、窓口を設け、法令等に基づき適切に対応します。

アフラック・ハートフル・サービスでは、保有する個人情報に関するご照会については、ご本人であることを確認させていただいたうえで、適切に対応します。

■保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等
アフラック・ハートフル・サービスは、個人情報保護法に基づく保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等のご請求について、適切に対応します。
アフラック・ハートフル・サービス所定の書式にご記入いただき、アフラック・ハートフル・サービス所定の受付方法に沿ってご請求いただいた場合には、ご本人であることを確認させていただいたうえで、個人情報保護法に基づき、原則書面により回答させていただきます。なお、保有個人データの開示のご請求については、開示請求手数料1,000円(税込)のほか、ご請求・回答内容等に応じて定めた開示実施手数料をお支払いいただきます。
詳しくは、下記お問い合わせ窓口に、ご連絡ください。

■お問い合わせ窓口
アフラック・ハートフル・サービスは、個人情報の取り扱いに関する苦情やご相談に対し、適切に対応させていただきます。
アフラック・ハートフル・サービスの個人情報の取り扱いや、個人データの安全管理措置、上記、保有個人データに関する各種ご請求につきましては、下記までお問い合わせください。

アフラック・ハートフル・サービス株式会社 経営管理部 
電話 042-441-3180 受付時間 9:00~17:00
(土日・祝日・年末年始を除く)

※1「法令等」とは、「個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)」(本文中においては「個人情報保護法」と記載)をはじめとする関連法令、その他の法令等を総称しています。

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